Professione addetto all'archivio

Gli addetti all'archivio archivia la corrispondenza, le schede, le fatture e altre note in ordine alfabetico o numerico o secondo il sistema di archiviazione in uso. Collocano o tolgono materiale dall'archivio quando necessario

Mansioni

• Tengono nota dei materiali archiviati(documenti, corrispondenza, note mediche o altro) usando ad esempio computer o registri
• Aggiungono il nuovo materiale all'archivio e, se necessario, creano nuovi documenti
• Raccolgono gli specifici materiali che devono essere archiviati ad esempio da dipartimenti e impiegati
• Esaminano i materiali in entrata per determinare come e dove devono essere classificati o archiviati
• Suddividono o classificano informazioni secondo linee guida quali, il contenuto, lo scopo, i criteri del fruitore o in ordine cronologico, alfabetico o numerico
• Attribuiscono e registrano o stampano i numeri o codici identificativi per indicizzare il materiale per l'archiviazione
• Trovano e recuperano informazioni dai documenti archiviati su richiesta di fruitori autorizzati, e danno in prestito, copiano o duplicano i documenti e altri documenti se necessario
• Tengono traccia dei materiali che escono dall'archivio per assicurarsi che i documenti prestati vengano restituiti
• Organizzano la conservazione dei materiali (ad esempio in casellari, scatole, supporti di memoria) secondo le informazioni di classificazione e identificazione
• Rimuovono vecchi materiali dall'archivio rispettando i tempi obbligatori di archiviazione
• Svolgono generici compiti d'ufficio come scrivere a macchina, fare funzionare i macchinari dell'ufficio e distribuire la posta

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