Professione segretario di direzione

I segretari di direzione forniscono supporto amministrativo di alto livello ai dirigenti gestendo richieste di informazioni e svolgendo mansioni impiegatizie, come preparare la corrispondenza, ricevere i visitatori, organizzare le riunioni e amministrando gli orari. Possono anche supervisionare gli impiegati di livello più basso.

Mansioni

• Rispondono, selezionano e inoltrano le telefonate, prendono i messaggi e gestiscono le richieste e le domande.
• Accolgono i visitatori e li indirizzano verso la persona adatta
• Aprono, smistano e distribuiscono la corrispondenza in entrata, inclusi fax e email, e preparano risposte alla corrispondenza che contiene richieste di routine
• Leggono e analizzano i memo in entrata, le proposte e i report per determinare la loro importanza e pianificarne la distribuzione
• Producono lettere, memo, reports, presentazioni e altri documenti da bozze, copie scritte a mano, dettatura registrata ecc. usando computer con vari pacchetti software.
• Archiviano e recuperano documenti corrispondenza e report, e organizzano sistemi di archiviazione
• Gestiscono e tengono aggiornate le agende dei dirigenti
• Organizzano viaggi, itinerari d'affari, conferenze ed eventi sociali per la dirigenza
• Preparano gli ordini del giorno e organizzano riunioni (ad esempio consigli di amministrazione) partecipano alle riunioni e fanno verbali
• Fanno ricerche e compilano informazioni per i dirigenti
• Svolgono generiche mansioni da ufficio come ordinare scorte, servire rinfreschi e riferiscono sulle attrezzature da ufficio che non funzionano
• Supervisionano gli altri lavoratori dell'ufficio e delegano a loro il lavoro

Torna alla lista professioni.