Professione segretario (generico)

I segretari (generali) svolgono mansioni di ufficio e amministrative come stendere bozze di corrispondenza, fissare appuntamenti, organizzare e gestire documenti cartacei ed elettronici o fornire informazioni a visitatori

Mansioni

• Rispondono, selezionano e inoltrano le telefonate, prendono messaggi e gestiscono le chiamate
• Accolgono i visitatori e li indirizzano verso le persone adatte
• Aprono, smistano e distribuiscono la corrispondenza in entrata, inclusi fax e email, e preparano risposte alla corrispondenza che contiene richieste di routine
• Producono lettere, memo, reports, presentazioni e altri documenti da bozze, copie scritte a mano, dettatura registrata ecc. usando computer con vari pacchetti software.
• Archiviano e recuperano documenti corrispondenza e report, e organizzano sistemi di archiviazione
• Gestiscono e tengono aggiornate le agende
• Organizzano viaggi, itinerari d'affari, conferenze ed eventi sociali
• Preparano gli ordini del giorno e organizzano riunioni partecipano alle riunioni e fanno verbali
• Ordinano e gestiscono le forniture per ufficio
• Si tengono aggiornati sull'utilizzo delle attrezzature per ufficio come computer, fax, fotocopiatrici, stampanti scanner e il sistema dei telefoni, e riferiscono delle attrezzature che non funzionano
• Servono cordiali, ad esempio a dirigenti e ospiti

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